Naast het vernietigingsverbod kent de ESPR een verplichting die minder aandacht krijgt maar breder van toepassing is: grote ondernemingen moeten jaarlijks openbaar maken hoeveel onverkochte consumptiegoederen zij afvoeren en waarom.
Deze plicht is ruimer dan het verbod. Waar het vernietigingsverbod nu alleen kleding, accessoires en schoeisel raakt, geldt de rapportageplicht voor alle afgedankte onverkochte consumptiegoederen — en expliciet ook voor geretourneerde producten.
De vier gegevens die u moet verzamelen
De wetgeving vraagt om ten minste vier categorieën informatie:
1. Aantal en gewicht. Per type of productcategorie. Niet één totaalcijfer, maar uitgesplitst zodat inzichtelijk is waar de volumes zitten.
2. De reden van afvoer. Waarom is dit product afgedankt? Hier zit een uitzondering: redenen die niet gedeeld mogen worden — bijvoorbeeld vanwege gezondheids-, hygiëne- of veiligheidsaspecten — hoeven niet publiek te worden gemaakt.
3. De verwerking. Wat is er met het product gebeurd: hergebruik, recycling, andere nuttige toepassing, of stort. Dit is de bestemming, en het onderscheid tussen deze categorieën is precies waar de ESPR-hiërarchie zichtbaar wordt.
4. Genomen en voorgenomen maatregelen om vernietiging te voorkomen. Dit punt wordt het vaakst vergeten. U rapporteert niet alleen wat u vernietigde, maar ook wat u doet om dat te vermijden. Het is een vooruitkijkende verplichting, geen boekhoudkundige.
Waar en hoe u publiceert
De rapportage moet toegankelijk zijn via een vrij toegankelijke website. Dat is een bewuste keuze van de wetgever: het doel is transparantie, het zichtbaar maken van iets dat lang uit het zicht bleef. Een rapport dat alleen intern circuleert of achter een login staat, voldoet niet.
De Europese Commissie heeft een gestandaardiseerd rapportageformat vastgesteld, zodat bedrijven dit op een uniforme manier kunnen aanleveren zonder onnodige administratieve last. Voor de meeste bedrijven wordt dit format uiterlijk richting 2030 verplicht.
Praktisch punt: de rapportage kan ook dienstdoen als onderdeel van uw bredere duurzaamheidsrapportage. Als u al rapporteert over duurzaamheid, is dit dus geen volledig losstaand traject — maar wel een specifieke dataset die u moet kunnen leveren.
Wie controleert dit in Nederland?
Toezicht en handhaving op de ESPR liggen in Nederland bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Dat is de partij die kan controleren of uw rapportage klopt en of uw onderbouwing bij vernietigde producten in orde is.
Voor u betekent dat concreet: bij een informatieverzoek geldt de termijn van dertig dagen om bewijs elektronisch aan te leveren, en de bewaartermijn van vijf jaar voor de onderbouwing per vernietigde zending. Uw archief moet dus zowel doorzoekbaar als tijdig ontsluitbaar zijn.
Waarom dit een datavraagstuk is, geen juridisch vraagstuk
De meeste bedrijven benaderen dit als een compliance-onderwerp voor de juridische of CSR-afdeling. In de praktijk is het vooral een datavraagstuk in uw magazijn en systemen.
De gegevens die u moet rapporteren — aantal, gewicht, reden, bestemming — ontstaan namelijk op de werkvloer, op het moment dat iemand besluit wat er met een artikel gebeurt. Als dat besluit niet op dat moment wordt vastgelegd, is het achteraf niet meer te reconstrueren. U kunt aan het einde van het jaar niet alsnog bepalen waarom een specifieke pallet in maart is afgevoerd.
Dat maakt drie dingen belangrijk:
Uw WMS of ERP krijgt een compliance-taak. Het systeem moet per artikel of batch de dispositiereden en bestemming kunnen vastleggen, en dat gestructureerd genoeg dat het optelbaar is naar een jaarrapportage.
Uw fulfilmentpartij is een schakel in uw compliance. Of die intern of extern is, maakt niet uit — het is de plek waar het besluit valt en waar het bewijs ontstaat. Legt uw partner niets vast, dan heeft u het niet, ook al bent u de verantwoordelijke partij.
Productdata moet actueel zijn. Gewicht per artikel klinkt triviaal, maar als uw artikelbestand die gegevens niet betrouwbaar bevat, kunt u de gewichtsrapportage niet onderbouwen.
De veelgemaakte fout: registratie verwarren met onderbouwing
Er is een belangrijk verschil tussen wat u rapporteert en waarmee u het staaft.
Uw rapportage kan netjes vermelden dat u X kilo heeft afgevoerd met reden "beschadigd". Dat is de registratie. Maar als een toezichthouder vraagt waarom die producten vernietigd mochten worden, is het antwoord niet "dat staat zo in ons systeem" — dan moet u het bewijsstuk kunnen tonen dat bij de betreffende uitzonderingsgrond hoort, bijvoorbeeld een inspectierapport of kwaliteitsbeoordeling.
Een reden-veld is een conclusie. Het bewijs is wat die conclusie draagt. Bedrijven die alleen het eerste hebben ingericht, denken vaak dat ze klaar zijn.
Uw eerste drie stappen
- Inventariseer welke data u nu al vastlegt. Aantal en bestemming zitten er meestal wel in. Gewicht, reden gekoppeld aan een wettelijke grond, en preventiemaatregelen vaak niet.
- Bepaal waar in uw keten het dispositiebesluit valt — en of daar iets wordt vastgelegd.
- Richt uw archief in op vijf jaar en dertig dagen. Dat is een concrete eis aan uw systemen, niet aan uw juristen.
Wilt u weten of uw rapportageproces de eisen dekt? De gratis ESPR Self-Check brengt uw grootste gaten in drie minuten in kaart.
Deze tekst is informatief en vormt geen juridisch advies. Gebaseerd op Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR) en Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/296.