Het ESPR-vernietigingsverbod is geen absoluut verbod. Er zijn tien specifieke situaties waarin vernietiging van onverkochte kleding, accessoires of schoeisel nog is toegestaan. Maar aan elke grond hangt een eigen bewijseis — en dat is waar het in de praktijk misgaat.
Een foto van een beschadigd product is meestal niet genoeg. Een interne notitie evenmin. De gedelegeerde verordening schrijft per grond voor wélk type document u moet kunnen overleggen. Hieronder het volledige overzicht.
De tien gronden en het vereiste bewijs
| Grond | Situatie | Vereist bewijs |
|---|---|---|
| a | Product is gevaarlijk in de zin van de algemene productveiligheidsverordening | Een omschrijving van het gezondheids- of veiligheidsprobleem met een veiligheidsbeoordeling, óf een testrapport dat non-conforme chemische stoffen aantoont met vermelding van de toepasselijke wetgeving |
| b | Product is niet-conform met EU- of nationale wetgeving om andere redenen dan veiligheid, waarbij vernietiging wettelijk vereist of de passende maatregel is | Een self-assessment-verklaring die het type non-conformiteit en de toepasselijke wet benoemt |
| c | Product maakt inbreuk op intellectuele-eigendomsrechten | De rechterlijke uitspraak, de ADR-beslissing of de melding van de rechthebbende — óf documentatie van het interne onderzoek dat de inbreuk onderbouwt |
| d | Product valt onder een verlopen licentie of contract waardoor verkoop na een bepaalde datum inbreuk zou opleveren | De licentie of het contract waarin de restrictie expliciet staat, plus een onderbouwing dat vernietiging passend en proportioneel is |
| e | Product is ongeschikt voor hergebruik omdat logo's, labels of herkenbare kenmerken technisch niet verwijderbaar zijn | Een inspectierapport of onderbouwende documentatie waaruit blijkt dat technische opties zijn beoordeeld en onhaalbaar bevonden — waar relevant met visueel bewijs, technische analyse of expertoordeel |
| f | Product is beschadigd, aangetast of besmet en reparatie is technisch niet haalbaar of niet kosteneffectief | Bewijs van een kwaliteitsbeoordelingsprocedure (visuele inspectie en sortering die restocking en reparatie prioriteert, met procesbeschrijving), óf een inspectierapport dat aard en ernst van de schade documenteert |
| g | Product is ongeschikt door ontwerp- of fabricagefouten waarvoor reparatie niet haalbaar is | Zelfde als bij f: een kwaliteitsbeoordelingsprocedure óf een inspectierapport dat het defect en de onhaalbaarheid van herstel vastlegt |
| h | Product is aangeboden voor donatie maar niet geaccepteerd — alleen bruikbaar als geen van de gronden a tot en met g geldt | Bewijs van het donatieaanbod. De norm is concreet: aangeboden aan minimaal drie geschikte social-economy-organisaties in de EU, óf minimaal acht weken zichtbaar aangeboden op een toegankelijke pagina van uw eigen website |
| i | Product is door een social-economy-organisatie als donatie ontvangen maar er is geen afnemer voor gevonden | Een verklaring dat het product als donatie is ontvangen en dat er geen afnemer is gevonden |
| j | Product is na voorbereiding voor hergebruik door een afvalverwerker op de markt gebracht, maar er is geen afnemer gevonden | Documentatie waaruit blijkt dat het product van een afvalverwerker afkomstig was en dat er geen afnemer is gevonden |
Drie eisen die voor alle gronden gelden
Naast het grond-specifieke bewijs gelden er drie algemene verplichtingen die vaak over het hoofd worden gezien:
Bewaartermijn van vijf jaar. U moet het bewijs vijf jaar na de vernietiging kunnen overleggen. Dat betekent dat uw archivering hierop ingericht moet zijn — niet als losse map op een gedeelde schijf, maar als traceerbaar dossier per zending.
Dertig dagen responstijd, elektronisch. Vraagt de toezichthouder om onderbouwing, dan moet u die binnen dertig dagen in elektronische vorm aanleveren. Een papieren archief in een magazijn haalt die termijn zelden.
Vooraf informeren van de afvalverwerker. De verordening vereist dat u uw afvalverwerker bij aflevering een verklaring geeft over welke uitzonderingsgrond van toepassing is. Dit is een aparte verplichting náást het bewaren van bewijs, en in de praktijk het onderdeel dat het vaakst helemaal ontbreekt.
De grond die er níet in staat
Interessant is wat er is weggelaten. In een eerdere versie stond een grond die neerkwam op: vernietiging is toegestaan als dat vanuit milieuoogpunt de beste optie is. Die is bewust geschrapt. De Commissie oordeelde dat hergebruik voor textiel vrijwel altijd milieuvriendelijker is dan recycling of vernietiging.
Praktisch gevolg: u kunt zich niet beroepen op een duurzaamheidsargument om vernietiging te rechtvaardigen. Recycling geldt onder de ESPR zelf ook als vernietiging, dus die route heeft eveneens een geldige grond nodig.
Waar het in de praktijk misgaat
De meest voorkomende fout is niet het ontbreken van een grond — die is er meestal wel. De fout zit in de onderbouwing.
Een bedrijf registreert in het WMS de reden "beschadigd" en gaat ervan uit dat daarmee grond f is afgedekt. Maar grond f vraagt om een kwaliteitsbeoordelingsprocedure of een inspectierapport dat aard en ernst van de schade documenteert. Het reden-veld is de conclusie; het bewijs is wat die conclusie draagt. Bij een controle telt alleen dat laatste.
Een tweede veelvoorkomend gat zit bij grond h. Bedrijven zeggen "we hebben het aangeboden voor donatie, niemand wilde het." Maar de norm is meetbaar: drie organisaties, of acht weken online. Zonder vastlegging van wie u wanneer heeft benaderd, of van de periode dat het aanbod online stond, kunt u die grond niet hardmaken.
Wat u nu kunt doen
Loop uw laatste tien vernietigde zendingen langs en stel per zending drie vragen:
- Welke van de tien gronden was hier van toepassing?
- Hebben we het bewijsstuk dat bij die specifieke grond hoort — niet alleen onze eigen registratie?
- Is de afvalverwerker geïnformeerd over die grond, en is dat vastgelegd?
Kunt u dat voor alle tien niet volledig invullen, dan weet u waar uw documentatieproces aandacht nodig heeft.
Wilt u weten hoe uw organisatie ervoor staat? De gratis ESPR Self-Check geeft in drie minuten inzicht in uw grootste risicopunten.
Deze tekst is informatief en vormt geen juridisch advies. De volledige en bindende tekst staat in Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/296.